通常意義上，物料管理部門應保證物料供應適時（Right time）、適質（Right quality）、適量（Right quantity）、適價（Right price）、適地（Right place），這就是物料管理的5R原則，是對任何公司均適用且實用的原則，也易于理解和接受，下面分別進行闡述：

圖一：物料庫存管理

1、適時（Right time）

即要求供應商在規定的時間準時交貨，防止交貨延遲和提前交貨。供應商交貨延遲會增加成本，主要表現在：

（1）由于物料延遲，車間工序發生空等或耽擱，打擊員工士氣，導致效率降低、浪費生產時間；

（2）為恢復正常生產計劃，車間需要加班或在法定假期出勤，導致工時費用增加。配料防錯追溯系統

因此應盡早發現有可能的交貨延遲，從而防止其發生；同時也應該控制無理由的提前交貨，提前交貨同樣會增加成本，主要原因為：

（1）交貨提前造成庫存加大，庫存維持費用提高；

（2）占用大量流動資金，導致公司資金運用效率惡化。

2、適質（Right quality）

即供應商送來的物料和倉庫發到生產現場的物料，質量應是適當的，符合技術要求的。保證物料適質的方法如下：

（1）公司應與供應商簽訂質量保證協議；

（2）設立來料檢查職能，對物料的質量做確認和控制；

（3）必要時，派檢驗人員駐供應商工廠（一般針對長期合作的穩定的供應商采用，且下給該供應商的訂單達到其產能的30%以上）；同時不應將某個檢驗人員長期派往一個供應商處，以防其間關系發生變化；

（4）必要時或定期對供應商質量體系進行審查；

（5）定期對供應商進行評比，促進供應商之間形成良性有效的競爭機制；

（6）對低價位、中低質量水平的供應商制訂質量扶持計劃；

（7）必要時，邀請第三方權威機構做質量驗證。

圖二：物料管理基本流程

3、適量（Right quantity）

采購物料的數量應是適當的，即對買方來說是經濟的訂貨數量，對賣方而言為經濟的受訂數量。確定適當的訂貨數量應考慮以下因素：

（1）價格隨采訂貨數量大小而變化的幅度，一般來說，訂貨數量越大，價格越低；

（2）訂貨次數和采購費用；

（3）庫存維持費用和庫存投資的利息。配料防錯追溯系統在藥廠中的應用

4、適價（Right price）

采購價格的高低直接關系到最終產品或服務價格的高低，在確保滿足其它條件的情況下力爭最低的采購價格是采購人員最重要的工作。為了達到這一目標，采購部門應該在以下領域擁有決策權：

（1）選擇和確定供應商；

（2）使用任何一種合適的定價方法；

（3）對物料提出替代品。采購部門通常能夠提供出目前在用物料的替代品，而且它也有責任提請使用者和申請采購者關注這些替代品。當然，是否接受這些替代品要由使用者/設計人員最終作出決定；

（4）與潛在的供應商保持聯系。采購部門必須和潛在的供應商保持聯系。如果使用者直接與供應商聯系，而采購部門又對此一無所知的話，將會產生“后門銷售”,即潛在的供應商通過影響使用者對物料規格方面的要求成為唯一的供應商，或是申請采購者私下給供應商一些許諾，從而使采購部門不能以最低的價格簽訂理想的合同。如果供應商的技術人員需要和公司技術人員或生產人員直接交換意見，采購部門應該負責安排會談并對談判結果進行審核。

圖三：物料管理軟件

5、適地（Right place）

物料原產地的地點應適當，與使用地的距離越近越好。距離太遠，運輸成本大，無疑會影響價格，同時溝通協調、處理問題很不方便，容易造成交貨延遲。